Você já deve ter participado de reuniões chatas, intermináveis, prolixas e sem foco, provavelmente. Mesmo que saibamos a necessidade de que elas ocorram, sobretudo no contexto pastoral, pode ser que tenhamos dificuldade em transformar esses momentos em ocasiões agradáveis, produtivas e objetivas.
Se as pessoas andam “fugindo” desses encontros pode ser um sinal de que há algo errado na comunicação. E, sim! As reuniões paroquiais podem e devem ser motivantes. Não sabe como? Acompanhe 7 passos para conseguir mais adeptos e ainda melhorar a comunicação.
1. Disponibilize o cronograma das reuniões paroquiais
As reuniões paroquiais não podem acontecem ao acaso, de uma hora para outra. É necessário um cronograma que determine quando e – se possível – onde irão acontecer. Ter os encontros predeterminados e disponibilizar o cronograma com antecedência facilita a participação dos envolvidos e ajuda a garantir a presença de quem realmente precisa comparecer.
Dica: Você pode contar com a ajuda da pastoral da comunicação para desenhar a melhor estratégia de fazer este cronograma chegar aos participantes das reuniões. A criação de listas de transmissão nos aplicativos de mensagem – WhatsApp, por exemplo – pode ser uma boa solução para essa comunicação.
2. Determine um tempo de duração e respeite-o
Reuniões paroquiais longas podem se tornar cansativas, sobretudo se não há um planejamento que inclua pequenas pausas para descanso, um pequeno lanche, por exemplo… Certamente não é isso o que você pretende para o seu grupo. Portanto, determine o tempo de duração de suas reuniões paroquiais. Caso termine o tempo estipulado sem que cheguem a um consenso, ou ainda haja outros temas, encerre a reunião e deixe os assuntos pendentes para o próximo encontro. Isso demonstra respeito pelos participantes que precisam administrar seu tempo para estarem presentes.
Dica: Faça uma pauta e compartilhe com todos antes da reunião, reforçando o tempo estimado para cada tópico.
3. Comece expondo o objetivo da reunião
Inicie a reunião com uma breve oração e, sobretudo se for uma reunião pastoral de trabalho – que envolva decisões, atividades etc – de imediato exponha o objetivo daquele encontro. Procure ser o mais prático possível, isso também poupa tempo.
Dica: se você tem o perfil de realizar falas mais prolixas, pode determinar a função para um secretário. Iniciar a reunião lendo a ata do último, ou as resoluções e, em seguida, apresentando a pauta, pode ser um bom caminho.
4. Cuide para que o assunto não seja desviado
A pessoa que conduz as reuniões paroquiais deve estar atenta para que o assunto tratado seja de fato o que está na pauta daquele encontro. Caso alguém se desvie com um discurso dispensável, educadamente interrompa e proponha que o tema seja discutido numa outra oportunidade. Estimule a participação dos mais tímidos e controle a explanação dos que perdem a noção do tempo quando começam a falar.
Dica: de tempos em tempos, durante a reunião, reforce a importância de se cumprir a pauta proposta. É importante também estabelecer um tempo – na pauta – para assuntos gerais, para que os participantes tenham liberdade de se expor.
5. Se faça compreendido por todos
As reuniões paroquiais contam com a presença de pessoas de diferentes níveis de compreensão. E é preciso buscar simplicidade e objetividade para que todos entendam a mensagem emitida. Um bom comunicador não é o que possui um discurso rebuscado, mas aquele que se faz entender por todos.
6. Exercite-se
Comunicar com eficiência exige preparo. Não basta usar palavras simples. Para conseguir ser objetivo, conduzir a reunião com segurança, sem perda de tempo, é preciso ter conhecimento do que será tratado. Por isso, se prepare para as reuniões paroquiais. Ao preparar a pauta, aproveite para passar mentalmente a maneira como irá expor determinado assunto. Se achar necessário, anote palavras-chaves que poderão te auxiliar no momento da reunião.
7. Peça um feedback
A melhor maneira para você saber se a comunicação nas reuniões paroquiais está alcançando êxito é pedindo aos participantes um feedback. Então, reserve os minutos no final do encontro para pedir a opinião das pessoas sobre a didática daquele encontro e sugestões para melhorar. Isso demonstra aos participantes que eles são necessários e importantes – pode servir de estímulo para que voltem no próximo encontro.
